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Virtual office manager. Scegliere l’outsourcing per migliorare l’efficienza della tua startup

Portare al successo una startup richiede passione, forte impegno e una focalizzazione precisa sull’idea imprenditoriale su cui si basa. Fortunatamente esistono dei servizi che ti permetteranno di facilitare il tuo lavoro nel dirigere un’azienda innovativa. 

Un bravo imprenditore deve saper delegare i lavori che non riguardano il core business dell’attività: ecco che entra in gioco l’aiuto di un collaboratore esterno, che aumenterà l’efficienza della tua startup.

Una figura come quella del virtual office manager risolve infatti il problema di dover investire internamente su servizi e mansioni complesse che, seppur fondamentali, rischiano di togliere del tempo alla fase di pianificazione strategica.

Questa pratica prende il nome di outsourcing e consiste nella delocalizzazione di uno o più rami d’azienda verso esperti qualificati. L’obiettivo principale è quello di ottimizzare i costi e le risorse, affidando a dei professionisti competenti le aree su cui non si ha una giusta preparazione. La scelta di affidarsi ad un assistente virtuale è adottata sia dalle grandi imprese sia dalle realtà più piccole come le startup con lo scopo di implementare l’efficienza, ridurre i costi ed avere una migliore organizzazione aziendale.

L’outsourcing è considerato una leva strategica perché porta con sé innumerevoli vantaggi, da quelli economici a quelli operativi, ma anche strategici e organizzativi, che garantiscono ad una qualsiasi azienda una migliore capacità d’impresa.

L’assistente Virtuale può aumentare la produttività della tua startup: i principali vantaggi

Il primo motivo che spinge una startup ad affidarsi a un virtual office manager è la possibilità di concentrare tutte le energie sul proprio business e renderlo più competitivo sul mercato di riferimento.

Dislocare attività specifiche come digital marketing, back office amministrativo e commerciale o servizi di segreteria su specialisti qualificati o società terze è utile per impiegare il team in mansioni più dinamiche e rilevanti da un punto di vista strategico, soprattutto per un’azienda in forte crescita come una startup.

Ovviamente, nel momento in cui deciderai di affidare un ramo della tua startup a un assistente virtuale, considera che si tratta di un collaboratore che mette a tua disposizione le migliori tecnologie ed una formazione specifica, per mantenere alta la qualità, soprattutto, per alzarla.

Uno dei vantaggi più importanti dell’outsourcing riguarda l’aspetto economico, che all’interno di un’impresa in crescita deve essere alla base di qualsiasi decisione. Il virtual office manager non ha costi fissi, come ad esempio quelli di assunzione, ma soprattutto mira a raggiungere il tuo stesso obiettivo: portare al successo la tua attività, sostenerti attraverso le sue competenze e lavorando con una maggiore flessibilità di orario.

L’outsourcing elimina anche tutti i costi relativi alla formazione del personale e all’utilizzo di costosi software e strumenti di lavoro. Con l’esternalizzazione non avrai solo un risparmio, ma un vero e proprio guadagno.

L’esternalizzazione comporta anche dei rischi: di cosa devi tener conto 

Nella fase iniziale di una collaborazione esterna devi valutare le priorità e i tuoi obiettivi: l’outsourcing, infatti, prevede una fase di briefing puntuale e approfondita che può richiedere anche del tempo. È quindi fondamentale che le informazioni fornite al professionista siano esaustive e chiare; l’assistente virtuale dovrà apprendere ed elaborare i dati relativi all’azienda e al settore su cui andrà ad operare, maturando una competenza che lo porti ad essere indipendente ed efficiente. 

In particolare durante il primo periodo di collaborazione, quindi, la startup deve mettere in conto dei tempi tecnici per il raggiungimento della piena produttività.

Un altro rischio derivato dalla cessione di alcuni incarichi è la demotivazione del personale nei confronti di scelta aziendale come quella dell’outsourcing e la perdita delle conoscenze operative: anche in questo caso occorre considerare un periodo di recupero del know how e la motivazione rispetto all’improvviso cambiamento.

Dopo aver selezionato il tuo assistente virtuale e aver definito il suo ruolo specifico, è necessario consolidare con lui un rapporto di reciproca fiducia e sostegno che vanno oltre gli aspetti contrattuali. Inoltre è parte integrante dell’outsourcing anche l’organizzazione dell’ambiente interno aziendale, in modo da adattarlo alla nuova struttura. Non sempre le imprese e i dipendenti interni comprendono o accettano il fatto che un proprio collega possa lavorare a distanza: è importante considerare e gestire anche questo aspetto. 

Generalmente le startup lavorano con team virtuali, quindi conoscono bene i vantaggi del lavoro da remoto a differenza di aziende più strutturate che hanno iniziato da poco ad integrare al loro interno anche collaboratori esterni o far lavorare i propri dipendenti in smart working.

Una startup è la fase iniziale di un’impresa e per renderla efficiente e competitiva ha bisogno di una particolare attenzione a ogni minimo dettaglio, dal punto di vista economico e organizzativo, oltre a un costante impegno da parte di tutto il team: per questo motivo dovresti considerare una collaborazione con un virtual office manager, per delegare le responsabilità secondarie e concentrarti appieno sulla tua attività.

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