Quali sono i vantaggi di un Ufficio Virtuale? Quali sono gli strumenti che si usano per la gestione quotidiana? Como si controlla il tempo effettivo di lavoro? Come si condivide l’informazione evitando che si perda per strada?
Quali sono i vantaggi di un Ufficio Virtuale?
I vantaggi di un Ufficio Virtuale o Smart Office cominciano ad essere noti anche in Italia. A Milano è previsto in un’ azienda su due, come racconta Cristina Casadei nel Sole 24 ore. Inoltre i vantaggi di lavorare da remoto sono notevoli, sia per l’azienda che per i lavoratori, leggete cosa diceva Nicholas Bloom su Harvard Business Review nel lontano 2014…. “per aver maggior produttività, bisogna permettere a più personale lavorare da casa”. Perciò il luogo fisico dove svolgiamo il nostro lavoro perde importanza, viviamo in un mondo digitale, che si evolve velocissimamente. Che sia a casa, in co-working, in albergo perché siamo in vacanza, o dal treno in viaggio. L’importante è avere gli strumenti necessari, aver fatto il lavoro e, raggiungere gli obiettivi. Il luogo è ormai irrilevante. Il lavoro flessibile crea lavoratori felici e i lavoratori felici sono più produttivi.
Quali sono gli strumenti più utilizzati?
Gli strumenti che uso io per la gestione quotidiana del mio Ufficio Virtuale e condivisione non sono tantissimi, a seconda dalle attività richieste dai clienti ne utilizzo i seguenti:
Trello, per la gestione dei progetti e condivisione delle bacheche con il cliente. E’ un project management tool che permette di lavorare su un progetto, di condividere informazioni e assegnare task limitando l’uso delle mail.
Gmail, è molto utile, al di là dell’affidabilità per essere sempre un prodotto Google, si può aggiungere la firma, gestire diverse mail, programmare l’invio. Ci sono alcune novità introdotte il mese scorso, come la possibilità di accedere al Calendar, keep e task dalla barra laterale. Archivia, elimina, segna come già letto o posticipa, quest’ultimo per leggere in un secondo momento le mail che non riusciamo a vedere subito ma per le quali abbiamo comunque interesse. In oltre ci sono i componenti aggiuntivi, dove potete trovare su G Suite Marketplace diverse applicazioni per integrare il vostro account di Gmail. Questa è la guida alla nuova Gmail. E c’è anche la versione business per chi ha esigenze diverse.
Hootsuite per la programmazione della pubblicazione dei post e degli articoli nei diversi social network. Per l’invio della newsletter preferisco MailChimp, ma ci sono diversi strumenti.
Invece per la promozioni e gestione prenotazioni degli eventi, si può utilizzare, Eventbrite, gli utenti possono comodamente fare le prenotazioni , è un servizio molto interessante in quanto da la possibilità di creare eventi gratuiti o a pagamento, e loro stessi li pubblicizzano sulla loro piattaforma.
Come si controlla il tempo effettivo di lavoro?
Come faccio io per sapere se un mio collaboratore effettivamente lavora quanto mi dice? In Italia, che ancora lo smart working non è del tutto diffuso, ci vogliono degli elementi di controllo per generare fiducia. Esistono diverse applicazioni, io uso Paymo, è un app che ti permette di tracciare il tempo reale impiegato nello svolgimento delle attività.
Come si condivide l’informazione evitando che si perda per strada?
Con Google Drive si può creare perfettamente un archivio e autorizzare utenti alla visualizzazione o modifica di determinati documenti. Per l’archiviazione e condivisione si può utilizzare anche Dropbox, mentre per la sola condivisione di file, non troppo pensanti, Wetransfer. Ed è semplicissimo nel utilizzo!
Google Calendar, è fantastico per gestire le agende con più utenti, è possibile abilitare delle credenziali e autorizzare chi si vuole a ciò che si vuole: solo visualizzazione, modifica e aggiunta appuntamenti… O semplicemente per invitare qualcuno ad un evento e farsi che salvandolo nella sua agenda non si dimentichi.
Per fino Il Center for Economics and Business Research, in un suo rapporto ha pubblicato che il lavoro flessibile, oltretutto, potrebbe ridurre il tempo necessario per lo spostamento casa-lavoro, facendo risparmiare ai dipendenti Britannici miliardi di sterline all’anno! L’ufficio virtuale è il futuro senza dubbio!
